Digitaler Vergabeprozess
Mit einem durchgängig integrierten Prozess – von der Eröffnung über die Auswertung bis hin zum Zuschlag – strebt die Berliner Wohnungsbaugesellschaft Gewobag eine führende Position im Bereich digitale Vergabe an. Seit April 2015 liegt die Quote digital abgegebener Bieterangebote bei 100 %. Die Gewobag arbeitet auf der e-Vergabe-Plattform »iTWO-e-Vergabe public« der RIB Software AG. Die Neuerungen entstehen in Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller, mit dem eine langjährige Technologiepartnerschaft besteht.
Angebote in Papierform sind seit April nur noch als zusätzliche Option möglich. »Ein harter Weg«, betont Uwe Wilbrecht, Abteilungsleiter zentraler Einkauf bei Gewobag. Trotzdem sind die Rückmeldungen der Unternehmen durchweg positiv. »Viele Bieter befinden sich schon länger in der Testphase und haben die einfachen Prozesse schnell gelernt und umgesetzt. Die Lernvideos des Herstellers auf der Plattform helfen beim Verständnis der digitalen Angebotsabgabe. Die Vorteile, etwa immense Kostenersparnis durch deutlich weniger Fahrten in der Hauptstadt, wissen die Unternehmen zu schätzen«, führt er weiter aus.
Ist die Umstellung erfolgreich gemeistert, steht im Anschluss die Implementierung eines vollkommen durchgängigen, digitalen Vergabeprozesses an. Dafür entwickeln RIB und Gewobag aktuell einen eigenen Formularsatz, der die Architekturbüros an den Prozess anbinden und eine VOB-konforme Prüfung ermöglichen. Die erforderlichen Schulungen dieser Arbeitsweise für Mitarbeiter sowie beteiligte Architekturbüros werden aktuell vorbereitet. Bis zum Herbst will die Wohnungsbaugesellschaft die Umstellung auf den digitalen Gesamtprozess etabliert haben.
Angebote in Papierform sind seit April nur noch als zusätzliche Option möglich. »Ein harter Weg«, betont Uwe Wilbrecht, Abteilungsleiter zentraler Einkauf bei Gewobag. Trotzdem sind die Rückmeldungen der Unternehmen durchweg positiv. »Viele Bieter befinden sich schon länger in der Testphase und haben die einfachen Prozesse schnell gelernt und umgesetzt. Die Lernvideos des Herstellers auf der Plattform helfen beim Verständnis der digitalen Angebotsabgabe. Die Vorteile, etwa immense Kostenersparnis durch deutlich weniger Fahrten in der Hauptstadt, wissen die Unternehmen zu schätzen«, führt er weiter aus.
Ist die Umstellung erfolgreich gemeistert, steht im Anschluss die Implementierung eines vollkommen durchgängigen, digitalen Vergabeprozesses an. Dafür entwickeln RIB und Gewobag aktuell einen eigenen Formularsatz, der die Architekturbüros an den Prozess anbinden und eine VOB-konforme Prüfung ermöglichen. Die erforderlichen Schulungen dieser Arbeitsweise für Mitarbeiter sowie beteiligte Architekturbüros werden aktuell vorbereitet. Bis zum Herbst will die Wohnungsbaugesellschaft die Umstellung auf den digitalen Gesamtprozess etabliert haben.
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