Durchgängiger Digitalisierungsprozess
Die Gebrüder-Grimm-Grundschule Hoppegarten befindet sich aktuell im Bau und wird noch in diesem Jahr fertiggestellt. Bild: hks | architekten GmbH
Für die rund 40 Mitarbeiter am Standort Erfurt waren hks architekten auf der Suche nach einer Lösung zum professionellen Informationsmanagement. Ihr Ziel: eine vollständige Dokumentation des Projektgeschehens. Vor einem aufwändigen Einführungsprozess in eine neue Software inklusive der anfallenden Mitarbeiterschulungen sei man jedoch zunächst zurückgeschreckt, so Marco Schlothauer, Geschäftsführer bei hks architekten in Erfurt. »Als wir 2016 Newforma kennen gelernt haben, ist die Entscheidung für das Projektinformationsmanagement-System (PIM) allerdings schnell gefallen.« So lasse sich mit dem System ohne umfassende Veränderungsprozesse eine durchgängige Projektdokumentation auf Basis einer E-Mail-Ablage erstellen. Im Anschluss an die erste Mitarbeiterschulung im April 2017 habe das Planungsbüro das PIM demnach sofort genutzt. Auch, weil man nicht alle Funktionen des Systems von Beginn an in vollem Umfang anwenden muss.
Eigenschaften des PIM
Durch Indexierung werden alle Informationen innerhalb von E-Mails gefunden, die für ein Thema relevant sind. Gleichzeitig sind auch analoge Informationen per OCR-Scan an diesen digitalen Prozess angebunden und werden über die Suche im Anschluss sofort ermittelt. Für die Zusammenarbeit in Projektteams mit weiteren Planungsbüros und für die Ablage gemeinsam genutzter Projektdateien legen die Mitarbeiter ihre Projektinformationen wie gewohnt im Explorer ab. Eine zusätzliche Dateiablage in der Cloud ist nicht erforderlich. Info Exchange ermöglicht den beteiligten Planungsbüros unterschiedlicher Fachdisziplinen über die Ordnerstruktur den Zugriff auf die Dateien via Browser. Die Projektinformationen im PIM sind auch ohne spezielle Schnittstellen für Fremdsysteme zugänglich. Mobile Apps machen sowohl das Arbeiten mit Plandateien als auch eine mobile Mängel- und Baufortschrittserfassung auf der Baustelle möglich. Für zukünftige Bauaufgaben sei man stets auf der Suche nach neuen Partnern, die sich auf digitales Planen und Bauen und Anwendung vom Building Information Modelling (BIM) konzentrieren, so Schlothauer. Weiter sagt er: »Mit der nicht-invasiven Software von Newforma haben wir den Grundstein für eine effiziente Zusammenarbeit und Projektkommunikation gelegt.«
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