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Interview, Büro, Demografischer Wandel, Arbeitsplatz, Arbeitsumgebung, Flexibel, Learning + Innovation Center LINC, Steelcase

Flexible Umgebungen: Wandel in der Arbeitswelt

Der Wunsch nach einer Arbeitsumgebung, die unterschiedlichen Bedürfnissen sowie auch den Anforderungen verschiedener Tätigkeiten entspricht, wird immer lauter. Die wenigsten Unternehmen haben ihre Räumlichkeiten bisher so umgestellt, dass eine flexible Arbeitsweise durchgängig möglich ist – aber wer zukünftig als Arbeitgeber attraktiv bleiben möchte, sollte sich Gedanken über diesen gesellschaftlichen Wandel machen. Im Rahmen einer weltweiten Studie hat Steelcase, global agierender Hersteller von Büroeinrichtungen und Raumlösungen, untersucht, warum informelle Bereiche in Büros immer häufiger zum Einsatz kommen, inwieweit sie Mitarbeitern zur Verfügung stehen und wie sie von ihnen genutzt werden. Im Gespräch mit Detail erklärt Sarah Johnson, Mitglied im WorkSpace Futures Team, wie sich Arbeitsumgebungen im Laufe der Zeit verändert haben und weshalb der Trend sich hin zu offenen Bürolandschaften entwickelt.

Steelcase hat im Rahmen einer weltweiten Studie zum Thema »Inspiring Spaces« untersucht, inwiefern Räume je nach Alter und Generation unterschiedlich genutzt werden. Sind Arbeitsumgebungen wirklich eine Frage des Alters?
SARAH JOHNSON Das Ergebnis unserer Studie zeigt, dass die Veränderungen des Arbeitsumfeldes tatsächlich vor allem etwas mit dem Generationenwechsel zu tun hat. Die jüngste Generation hat schon in der Schule oder spätestens an der Hochschule mit Laptops an den unterschiedlichsten Orten gearbeitet. Wenn man sich an Universitäten umsieht, stellt man fest, dass viele junge Leute im Café arbeiten – also dort, wo die ältere Generation sich allenfalls für informelle Meetings trifft. Im Arbeitsumfeld erwarten die jungen Menschen nun, weiterhin so flexibel arbeiten zu können – beziehungsweise fällt es ihnen schwer, sich an eine statische Arbeitsumgebung zu gewöhnen.

Was ist der Hintergrund für diesen Wandel hin zum dynamischeren Arbeiten? Lassen sich diese Veränderungen allein durch den technischen Fortschritt und die damit verbundene Flexibilität erklären?
SARAH JOHNSON Natürlich spielt die Entwicklung der Technologie eine entscheidende Rolle und ist sicherlich die Basis für die Veränderungen. Ebenso wichtig ist aber die Erlaubnis durch die Führungsebene, dass Mitarbeiter sich an den Ort zu begeben dürfen, an dem sie am besten arbeiten können. Dies setzt meist einen Wandel in den Unternehmenskulturen voraus: Im Fokus steht hier das Vertrauen darauf, dass die Angestellten auch ohne direkte Kontrolle von oben konzentriert und produktiv arbeiten. Darüber hinaus gibt es im Übrigen auch regionale Unterschiede: In Nordamerika und Europa verbringen die Menschen zwei bis drei Stunden am Tag abseits ihres Schreibtisches. In China und Indien hingegen wird noch flexibler gearbeitet und nur wenige Leute haben überhaupt einen eigenen Schreibtisch. Die Kultur in diesen Ländern ändert sich schneller als bei uns – aber gerade Deutschland und die USA bemühen sich, mit diesen Entwicklungen Stand zu halten.

Welche Arbeitsbedingungen oder -umgebungen fördern Kreativität?
SARAH JOHNSON Das ist nicht so einfach zu beantworten, denn für jede Generation gilt etwas anderes. Darüberhinaus kommt es natürlich auch auf die Art des kreativen Arbeitens an. Ältere Leute neigen dazu, offene Räume als sozialen Ort zu sehen – als Ort, der für die kreative Arbeit und den Austausch mit Kollegen gesehen wird. Millennials hingegen suchen diese offenen Räume auch auf, um dort konzentriert zu arbeiten. Für uns war es spannend herauszufinden, was genau einen Raum zu einem inspirierenden Arbeitsort macht. Offensichtlich geht es tatsächlich weniger darum, wie ein Raum aussieht, sondern mehr darum, ob die Einrichtung das Entstehen von Kreativität unterstützt. Die Räume sollten dabei helfen, die Monotonie eines Arbeitstages zu durchbrechen und sowohl gezielte als auch gemeinsame Arbeitsweisen zu unterstützen. Vielen Menschen können sich beispielsweise besser konzentrieren, wenn sie Grün um sich herum haben. Jeder Raum sollte einen anderen Fokus haben.

In der Studie werden fünf sogenannte Inspiring Spaces genannt...
SARAH JOHNSON Tatsächlich geht es darum, eine Vielfalt an Räumen anzubieten, die das Arbeiten auf unterschiedliche Weise sinnvoll unterstützen. Denn niemand, egal aus welcher Generation oder aus welcher Unternehmenskultur kommend, arbeitet durchgehend in ein und derselben Weise, verschiedene Tätigkeiten verlangen nach verschiedenen Umgebungen. Wichtig ist es, die Monotonie zu durchbrechen, mehrerer Optionen anzubieten und es jedem selbst zu überlassen, ob er die jeweilige Tätigkeit lieber in einem geschlossenen oder offenen Raum durchführen möchte. Um den ganzen Tag produktiv zu arbeiten, erscheinen die fünf verschiedenen Typen von Arbeitsbereichen sinnvoll. Ich selber zum Beispiel fühle mich morgens meist in einem offenen Raumkonzept wohler und kann dort fokussiert oder mit Kollegen zusammenarbeiten. Am Nachmittag hingegen bin ich in einem geschlossenen Raum produktiver. Verschiedene Umgebungen unterstützen die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter und damit auch die Produktivität der Mitarbeiter. 

Fördert ein flexibleres Arbeitsumfeld das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter?
SARAH JOHNSON Das haben wir in der Studie nicht explizit untersucht, aber sicherlich unterstützt die Flexibilität das Engagement und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Häufig finden die Menschen nicht den richtigen Platz, den sie für ihre Arbeit eigentlich bräuchten – das kann frustrierend sein. Ich höre häufig, dass die Ausgestaltung eines Raumes eng mit der Zufriedenheit am Arbeitsplatz verbunden ist – und dann steigt natürlich auch die Motivation des Einzelnen.

Mit dem Learning + Innovation Center LINC hat Steelcase in München einen Raum geschaffen, dessen Arbeitsumgebungen die unterschiedlichsten Bedürfnisse bedient. Werden die verschiedenen Umgebungen genutzt?
BRITTA GNEITING (STEELCASE LEARNING + INNOVATION CENTER MÜNCHEN) Das ist individuell sehr unterschiedlich. Bei mir persönlich ist das stimmungsabhängig: Manchmal setze ich mich tagelang an den gleichen Schreibtisch, dann wiederum gibt es Tage, an denen ich mich sehr viel bewege und gerne mit Kollegen im Team arbeite. Nach meiner Beobachtung gibt es Menschen, die die Routine brauchen, immer denselben Raum aufsuchen und irritiert sind, wenn dieser mal belegt ist. Andere dagegen bewegen sich im ganzen Haus und suchen sich die Umgebung, die sie für ihre Arbeit brauchen – und das kann natürlich variieren. Bei neuen Mitarbeitern dauert es manchmal eine ganze Weile, bis sie mit dieser Freiheit vertraut sind und die Bandbreite an Räumen nutzen. 
SARAH JOHNSON Bei uns kann man jeden Tag am selben Ort arbeiten oder aber ständig woanders – diese Freiheit muss man wirklich erst zu nutzen lernen. Auf unserem eigenen Campus haben wir Umfragen gemacht, um herauszufinden, wer wo am liebsten arbeitet – wo gerne telefoniert, mit anderen zusammengearbeitet oder konzentriert gearbeitet wird. Meistens ist das nicht nur ein bestimmter Ort, sondern individuell unterschiedlich. Jeder hat andere Vorlieben und wir versuchen, diese zu bedienen.

Hat die Architektur eines Gebäudes Einfluss auf die Arbeitsweise? Und lässt sich das bewegte Arbeiten auch in einem Büro mit klassischer Raumaufteilung fördern?
SARAH JOHNSON Die Gestaltung des Arbeitsplatzes ist natürlich sehr wichtig. Aber es geht nicht so sehr darum, wie viel Platz ein Gebäude bietet, sondern um die Ausgestaltung und die Vielfalt im Innenraum. Wichtig ist es, die Räume veränderbar zu gestalten, so dass man flexibel auf Rahmenbedingungen eingehen kann. Dass man eine Art Baukastensystem schafft, das je nach Anforderung verändert werden kann. Da die wenigsten Unternehmen die Möglichkeit haben, ihre Räumlichkeiten von Grund auf anzupassen, hat Orangebox – eine Tochtergesellschaft von Steelcase – eine gleichnamige Lösung entwickelt: eine freistehende Struktur, die schnell aufgebaut werden kann und einen Raum im Raum schafft – und ebenso schnell wieder abgebaut ist, wenn sie nicht mehr gebraucht wird. So kann ein Unternehmen flexibel auf die sich verändernden Bedingungen reagieren und ist nicht – wie bei einem Umbau – für die nächsten Jahre auf eine Raumstruktur festgelegt. So kann sich die Architektur mit den Menschen ändern. Aber es gibt so viele unterschiedliche Möglichkeiten – auch mit Möbeln lässt sich viel gestalten.

Momentan verbindet man inspirierende Arbeitsumgebungen immer noch eher mit Start-ups oder kreativen Branchen. Wie lange wird es dauern, bis auch konservativere Branchen dem Trend gerecht werden?
SARAH JOHNSON Zahlreiche traditionellere Unternehmen verändern derzeit ihre Arbeitsumgebungen oder denken zumindest darüber nach. Viele fangen zum Beispiel mit einer Etage an und versuchen langsam, sich heranzutasten. Da gibt es vielleicht ein Café oder einen kleinen Raum, in den man sich zum konzentrierten Arbeiten zurückziehen kann. Das wichtigste ist wirklich, dass sich die Veränderung in der Kultur widerspiegelt – und umgekehrt muss die Unternehmenskultur die Veränderung transportieren. Die Managementebene muss die Veränderung von Anfang an auch leben – nur dann lassen sich Veränderungen etablieren. 

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