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Kostenkontrolle: Hoher Nutzwert und überschaubarer Aufwand

Exakte Zahlen sind gefragt
Bei Übernahme des Büros im Jahr 2007 analysierte Henning Bökamp die Situation: Aufträge waren da, die Qualität der Mitarbeiter stimmte. Jedoch fehlte ein Werkzeug, das ihm jederzeit einen Überblick sowohl über die wirtschaftliche Situation der einzelnen Projekte als auch des gesamten Büros geben konnte. Zum damaligen Zeitpunkt erfassten die Mitarbeiter ihre Stunden in Excel oder handschriftlich auf Zetteln. Mit dieser Arbeitsweise gestaltete es sich allerdings schwierig, aussagekräftige Auswertungen zu erstellen. Henning Bökamp dazu: »Ich möchte mich im Wesentlichen nicht mit administrativen Tätigkeiten beschäftigen. Daher habe ich nach einem Programm gesucht, mit dem ich mit einem minimalen Zeitaufwand das Controlling in Griff habe.« Nach einer Recherche überzeugten den Architekten die Lösungen von Kobold Mana­gement Systeme durch Funktionalität, Übersichtlichkeit und ihre Bedienerfreundlichkeit.

In der Lösung »S-Control« sind die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling integriert. Der Anwender kann alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation intuitiv bearbeiten und ordnet alle Kosten den Projekten und Tätigkeiten zu. Dabei übernimmt das System von der ersten Kostenschätzung bis hin zur Kostenerfassung jedes einzelnen Projekts automatisch das gesamte Controlling nach Kriterien wie Kostengruppe, Kostenstelle und Zeitaufwand. Das Honorarermittlungsprogramm S-HOAI unterstützt den Planer dabei, die Honorare im Rahmen der Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Dass die Be- und Abrechnungen rechtssicher sind, versteht sich von selbst. Während des Projektver­laufs können damit Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen einfach und schnell erstellt werden. Sicherheitseinbehalte verwaltet die Software gleich mit.

Um Referenzdaten zu erhalten, machte man sich die Mühe, die geleisteten Stunden aus dem Jahr zuvor in S-Control einzupflegen. Dadurch hatte Henning Bökamp die Möglichkeit, auf die Daten der Projekte, die sein Vater abgewickelt hatte, zurückzugreifen und konnte so feststellen, wie der Zeitaufwand für die einzelnen Leistungsphasen ähnlicher Projekte in den Jahren zuvor war. Das gab dem frisch gebackenen Büroin­haber Sicherheit für seine Kalkulation.

Kosten und Honorare hinterlegt
Im Programm sind die Kosten der Mitarbeiter, heruntergebrochen auf den Stundensatz, sowie die monatlichen Betriebskosten hinterlegt. Letzere fließen aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung in S-Control ein. Auf der Einnahmeseite stehen die Honorare, die das Büro für seine Leistungen erhält. Jeder Mitarbeiter ordnet seine geleisteten Stunden den entsprechenden Leistungsphasen zu. Dazu benötigen die Mitarbeiter nur fünf Minuten täglich. So ist der Büroinhaber aufgrund der Stundenbuchungen in der Lage auf Knopfdruck zu sehen, wie viel Kosten auf jeder Leistungsphase aufgelaufen sind und wie das Honorar entsprechend dazu aussieht. Nach dem ersten Gespräch mit einem potentiellen Auftraggeber legt Bökamp das Projekt im System an. Dann geben die Planer jede für die Grundlagenermittlung geleistete Stunde ein. Diese stellen sie, sollte das Büro nicht für die gesamten HOAI-Phasen beauftragt werden, dem Auftraggeber mit einem detaillierten Nachweis in Rechnung. Auch das Nachtrags- und Änderungsmanagement wird konsequent über S-Control gepflegt.

Übersichtliche Auswertungen
Mit dem Programm können übersichtliche Auswertungen über einzelne Projekte, Projektgruppen und über das gesamte Büro erstellt werden. Soll-/Ist-Vergleiche, Zeitnachweise, Fremdkostenerfassung, Urlaubs- und Überstundenübersichten und nicht zuletzt eine Einnahmen-/Ausgabenplanung mit Ertrags- und Liquiditätsbestimmung sind nur einige Beispiele der vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten. Bökamp erstellt z. B. regelmäßig Auswertungen über die Leistungsphasen hinweg und informiert die Mitarbeiter über Zwischenstände. Sollten Kosten und Honorar auseinanderlaufen, wird die Situation analysiert und entsprechende Gegenmaßnahmen werden eingeleitet.

Für den Bürochef liegen die Vorteile klar auf der Hand: mit S-HOAI sind Angebote schnell erstellt, wesentliche Informationen ersichtlich und zusätzliche Leistungen, die nach Stunden abgerechnet werden, aufgeführt. Mit S-Control ist jederzeit ersichtlich, ob sowohl die einzelnen Projekte wirtschaftlich abgewickelt werden als auch, ob das gesamte Büro wirtschaftlich arbeitet. Weitere Informationen: Kobold Management Systeme GmbH, Wuppertal

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Dieser Artikel ist aus dem Heft:
DETAIL 12/2015
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