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Module für AVA und zur optimierten Workflowsteuerung

Buildup-AVA-Module von BauerSoftware

Sechs Architekten und mehrere freie Mitarbeiter sind für das Architekturbüro Gebhardt in Blaubeuren tätig. Im Laufe seines zehnjährigen Bestehens setzten die engagierten Architekten des Büros zahlreiche Akzente im Stadtbild Blaubeurens und der Region. Vielfältige Denkmalschutzmaßnahmen, Neubauten, Sanierungen und Umnutzungen fügen sich heute gelungen in ihre Umgebung ein und spiegeln zugleich das große Leistungsspektrum des Architekturbüros, das sich auch überregional gut positionieren konnte.

Als Markus Gebhardt 2002 das Architekturbüro in Blaubeuren gründete, stand die Frage nach einer sinnvollen AVA-Software im Raum. Entschieden hat man sich zunächst für den Einsatz der »Buildup«-AVA-Module von BauerSoftware, die schon durch den vorherigen Arbeitgeber bekannt waren. Zudem ist sie eine integrierte Softwarelösung, mit der zusätzlich die Bereiche Kosten, HOAI und Stundenerfassung bearbeitet werden können. 2009 kamen im Büro »Buildup-Honorarberechnung« und 2013 die Module »Buildup stunden« und »Buildup control« des Programmbereichs orga hinzu.

In der Modularität liegt für Stefan Gebhardt, verantwortlich für die Steuerung des Workflows innerhalb von Buildup, einer der wesentliche Vorteile der Software, denn sie kann jederzeit um weitere Module ergänzt werden. Da das Architekturbüro Gebhardt einen seiner Tätigkeitsschwerpunkte im Bereich Denkmalschutz und Sanierung hat,
ist die Honorarberechnung je nach Auftrag sehr aufwendig. Die Mitarbeiter betreuen in der Regel mehrere solcher Projekte parallel, die oftmals über einen Zeitfaktor abgerechnet werden. Eine kontinuierliche zeitnahe Stundenerfassung ist in diesen Fällen un­umgänglich: in Buildup stunden erfassen die Mitarbeiter die eigenen Stunden in einer kalendarischen Ansicht, in die gleichzeitig auch Termine und Aufgaben eingetragen werden können, sowie die dazugehörigen Aufwendungen, wie Übernachtungskosten, Materialkosten etc. Die erfassten Mitarbeiterstunden können über »Buildup infosystem« ausgewertet werden. So ermittelt man in Blaubeuren projektübergreifende Mitarbeiterstunden mit Urlaubszeiten und erstellt einen Abgleich über die Soll/Ist-Stunden der Mitarbeiter.

Durch die Verknüpfung der Honorarberechnung mit der Stundenerfassung können zudem einzelnen Kostenstellen Budgets zugewiesen werden, die man den ermittelten Honoraren gegenüberstellt. Das gewährleistet eine fortlaufende Wirtschaftlichkeitskontrolle und deckt den Optimierungsbedarf in den einzelnen Leistungsphasen auf. Außerdem ermittelt das Architekturbüro auf diesem Weg Durchschnittswerte aus ähnlichen
Projekten, um bei vergleichbaren Aufträgen zukünftig besser kalkulieren zu können. »In der Auswertung und Kalkulation sowie in der Abrechnung ist Buildup für uns mittlerweile ein unabdingbares Instrument zur Honorarberechnung«, so Stefan Gebhardt.

Aufgrund der Bedienungsfreundlichkeit erfreut sich Buildup laut Hersteller einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern im Architekturbüro Gebhardt. Eine knapp halbtägige Schulung habe ausgereicht, um den Mitarbeitern einen umfassenden Einblick in das Programm zu geben. Die Erwartungen, die man anfänglich an eine integrierte Lösung gestellt hat, haben sich erfüllt. »Allein die Benutzung einer einzelnen Software spart schon jede Menge Zeit, da nicht zwischen den einzelnen Programmen hin und her gesprungen werden muss. Statt fünf Ordnern oder fünf Programmen ist eben nur ein Programm offen. Wenn man hier reduzieren kann, habe ich einen viel besseren Workflow«, kommentiert Stefan Gebhardt abschließend.

www.bauer-software.de

Stichworte:
Dieser Artikel ist aus dem Heft:
DETAIL 10/2013

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