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Projekträume in der Cloud

Der Einsatz internetbasierter Projekträume ist nicht nur bei Großprojekten gefragt. Auch bei kleineren Vorhaben vereinfacht ein Projektraum für den Architekten die Koordination der mitwirkenden Partner. Der Umgang damit ist einfach und bringt viele Vorzüge mit sich.

Dem Architekten obliegt die Verantwortung und Steuerung bei Projekten. Für seine Arbeit bietet sich der Einsatz von Projekträumen als modernes Arbeitswerkzeug geradezu an. Besonders gut lässt sich dieses Werkzeug nutzen, um unter Termin- und Kostendruck die Projektpartner zu koordinieren.

Projektraum: ein virtueller Baucontainer
Der Projektraum funktioniert wie ein virtueller Baucontainer, in dem sich Architekt, Fachplaner, ausführende Unternehmer und Bauherr treffen. Er verkürzt die Wege, optimiert Standards, vermeidet unnötige Doppelablagen und stellt eine sichere Dokumentation aller Vorgänge zwischen den unterschiedlichen Vertragsparteien her. Alle im Projektraum abgebildeten Prozesse werden transparent und nachvollziehbar. Die hierbei gewonnenen Zusatzinformationen helfen den Beteiligten bei der sicheren Einschätzung und Planung Ihrer Aufgaben.

Das Klinik-Facility-Management nutzt für den Neubau der Universitätskinderklinik Hamburg Eppendorf die internetbasierte Projektplattform Awaro.

Einfache technische Voraussetzungen
Für den Architekten ist es nicht immer leicht, alle Teilnehmer eines Projekts zu koordinieren. Der Fachplaner, Bauunternehmen, Bauherr und evtl. die Behörde sind mit ihrer Computerausrüstung und weiterem technischem Fachwissen oft nicht auf dem aktuellen Stand. Auch hier hilft die Struktur des Projektraums weiter: Die Dienste lassen sich webbasiert von allen Parteien nutzen und benötigen außer einer Internet-Verbindung nur noch einen Browser. Es muss keine Zusatz-Software installiert werden, die eine Partei überfordern würde. Der Architekt muss nur noch für die am Projekt Beteiligten die Rahmenbedingungen für die Dateiformate festlegen, damit keine Reibungs- und Informationsverluste durch Dateikonvertierungen entstehen.

Einfache Handhabung der Projekträume
Der Umgang mit den am Markt angebotenen Projekträumen setzt keinerlei Spezialwissen voraus. Fast alle Angebote lassen sich auf die Projekte skalieren – meist sogar noch während des Projektablaufes. Die Bedienung der Projektverwaltungen ist einfach und klar in einer Weboberfläche dargestellt. Vielfach helfen Assistenten und Vorlagensets beim Einrichten einer neuen Projektumgebung.

Diese gibt Ablagefächer für Dateien vor und führt Protokoll über alle Veränderungen der Datenlage und Pläne. Der oberste Koordinator, meist der Architekt oder ein Bevollmächtigter, kann auch alle Rechte für die Nutzer des Projektraums festlegen. So lässt sich etwa das Löschen von Unterlagen den jeweiligen Nutzern verbieten. Sie können lediglich alte Dateien markieren, und der Verwalter darf sie löschen.

Standardisierte Abläufe und Datenformate Ein weiteres Plus von Projekträumen ist die permanente Übersichtlichkeit der Datenlage und Pläne. Ändert sich der Status von Daten, können alle Beteiligten oder eine ausgesuchte Gruppe automatisch informiert werden. Wird für alle Projekte immer ein Projektraum genutzt, so lassen sich abgeschlossene Projekte als Datengrundlage mit neuen Räumen verknüpfen. Somit ist der Zugriff auf wichtige Informationen ohne lange Suche gewährleistet.

Daten- und Zugriffssicherheit
Beim Online-Zugriff und beim Export von Daten greifen die zuvor vergebenen Rechte der jeweiligen Nutzer. Die Zugänge sind stark gesichert und die abgelegten Daten verschlüsselt. Bei den meisten Services werden auf Datenträger exportierte Daten ebenfalls immer verschlüsselt abgelegt.

Das bieten Projekträume für Architekten
Die folgenden Funktionen, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, bieten beispielsweise die Projekträume von Awaro.

Virtueller Projektraum von Awaro

Dokumentenmanagement
Hierarchische Ordnerstrukturen ermöglichen ein strukturiertes Dokumentenmanagement. Versionen und Arbeitsstände dokumentieren den Lebenszyklus eines Dokuments und garantieren Zugriff auf die jeweils aktuelle Information. Bearbeitungsvorgänge durch andere Nutzer sind am Dokument sichtbar und nachvollziehbar.

Projektkalender
Im Kalendermodul lassen sich Projekttermine in den gewohnten Wochen- und Monatsansichten als Netzplan verwalten. Zusätzlich zu den erzeugten Terminen werden auch terminrelevante Objekte, wie etwa Besprechungen aus dem Protokollmodul, angezeigt.

Planmanagement
Pläne von Bauprojekten werden effizient verwaltet. Grundlage ist eine Dateicodierung, die vom System ausgelesen und interpretiert wird. Von der Indexverwaltung über Versionierung und Ablage bis hin zur Benennung der Pläne erfolgen alle Vorgänge automatisch. Planlisten erlauben eine Zusammenstellung von Planpaketen.

Online-Protokollmanagement
Projekträume helfen Ihnen bei einer schnellen und konsequenten Führung von Besprechungsprotokollen. Anstatt per Textverarbeitung werden die Protokollinhalte strukturiert in einer Datenbank gespeichert und fortgeschrieben. Zu Protokollthemen, die beliebig untergliedert werden können, werden die Besprechungsergebnisse in Form von Feststellungen, Aufgaben und Beschlüssen dokumentiert.

Projektorganisation
Individuelle Privilegienprofi le erlauben die verbindliche Festlegung von Zuständigkeiten im Projekt. Durch das Zusammenfassen zu Organisationseinheiten und den Aufbau von Abhängigkeiten entsteht ein übersichtliches Organigramm.

Am Markt finden sich einige Anbieter von Projekträumen. Hier eine kleine Auswahl:

Awaro AirITSystems
Conclude PKM Projectroom
Conetics
Conject

Artikel aus DETAIL Sonderpublikation 4|2014 Architekt & IT. Die Sonderpublikation gibt es gratis vollständig als PDF zum Download.

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