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Exakte Kostendokumentation mit california.pro

Von der ersten Kostenschätzung bis hin zur Abrechnung – mit california.pro von G&W Software liegen in jeder Projektphase auf Knopfdruck die aktuellen Zahlen vor. So ist es einfach, Projekte im vereinbarten Kostenrahmen abzuwickeln.

Im Architekturbüro KJS+ Architekten aus Erlangen legt man großen Wert auf eine exakte Kostendarstellung, angefangen beim ersten Kostenrahmen bis hin zur Kostendokumentation der abgeschlossenen Baumaßnahmen. So führte KJS+ Architekten schon ein Jahr nach der Bürogründung 1985 die Software für AVA und Kostenplanung california.pro vom Münchner Softwarehaus G&W Software Entwicklung GmbH ein und ist bis heute dabei geblieben. Oberstes Ziel des Software-Einsatzes ist es, in jeder Phase eines Projekts sofort die aktuellen Zahlen abrufen zu können. Nur so ist sichergestellt, dass Projekte nie den festgelegten Kostenrahmen verlassen.

Arkaden in Erlangen von KJS+ Architekten
Arkaden in Erlangen von KJS+ Architekten

Das in Bayern tätige Architekturbüro ist in allen Bereichen aktiv: Stadtplanung und Städtebau, Wohnungsbau, Bauten für Gewerbe, Handel, Industrie und Öffentliche Bauten. Darüber hinaus belegen zahlreiche Realisierungen im Laden- und Arztpraxenbau, in der Gastronomie und im Hotelwesen das Leistungsspektrum im Bereich Innenarchitektur. Hier entwickelt KJS+ Architekten maßgeschneiderte Einrichtungen und Möblierungen bis hin zum kleinsten Detail. In den letzten Jahren wuchs der Anteil sanierungs- oder modernisierungsbedürftiger Bausubstanz im Vergleich zu den Neubauten immer mehr.

Die Spanne reicht von kleineren Reparatur- und Wartungsarbeiten bis zu Generalsanierungen. Die Planer sind es sogar gewohnt, die Bauarbeiten bei laufendem Betrieb zu koordieren. So führte KJS+ Architekten zum Beispiel für mehrere Wohnungsbaugenossenschaften Hausmodernisierungen von permanent bewohnten Häusern durch. Eine der Stärken von california.pro ist die Kostenschätzung via Software. Rainer Straßgürtl, einer der vier Partner von KJS+ Architekten, erledigt immer die erste Kostenschätzung mit dem Programm.

„Eigentlich ist es eine Kostenberechnung, denn ich versuche schon zu Beginn, die Kosten sehr detailliert zu ermitteln“, erläutert der Architekt. So sucht er sich vorhandene Mutterleistungsverzeichnisse vergleichbarer Bauvorhaben heraus und erstellt anhand der Leistungsbeschreibungen die Kostenberechnung. „Es ist sicherlich sehr aufwändig zu Beginn, hat aber für mich den Vorteil einer großen Kostensicherheit während des Projektverlaufs.“ Manche seiner Kollegen im Büro haben eine andere Herangehensweise und ermitteln die Kosten lieber über die Elementgruppen. Beide Verfahren sind frei miteinander kombinierbar.

Oberfläche von california.pro
Oberfläche von california.pro: Kostensplitting Hochbau
Oberfläche von california.pro
Oberfläche von california.pro: Druckgenerator

Laut Rainer Straßgürtl wäre eine Kostenermittlung über die DIN 276, wie von öffentlichen Auftraggebern gefordert, für private Bauherren undurchschaubar. Private Bauherren bevorzugen eine ausführliche und für sie nachvollziehbare Darstellung der Kosten über die einzelnen Gewerke. Die Auftraggeber reagieren daher äußerst positiv auf die umfangreiche Kostenberechnung, denn sie bietet eine hohe Transparenz. Bei dieser Vorgehensweise haben die Bauherren schon in einem frühen Planungsstadium die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, da sie sehen, was zum Bespiel das Dach oder die teure Verglasung kosten. Sind Kosteneinsparungen zu tätigen, bietet Straßgürtl dem Bauherren Alternativen, um im gewünschten Kostenrahmen zu bleiben. Die Planungsänderungen mit den dazugehörigen Kosten sind in california.pro wiederum schnell ermittelt. Sämtliche Kostenstände können im Programm gespeichert und jederzeit miteinander verglichen werden. Dadurch hat der Bauherr stets eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

Oberfläche von california.pro
Oberfläche von california.pro: LV-Bearbeitung mit Langtext

Definierbare Preisspiegel
In den meisten Fällen verschickt das Büro die Leistungsverzeichnisse heute elektronisch und bekommt auch die Angebotsdaten der ausführenden Unternehmen als Datei zurück. Nach dem Einlesen der Daten – california.pro importiert und exportiert sowohl Leistungsverzeichnisse als auch Angebotsdaten bis hin zum Auftrags-LV entsprechend dem GAEBStandard und ist sogar für den neuesten GAEB-Standard zertifi ziert – und der manuellen Eingabe der restlichen Preise wird der Preisspiegel erstellt. Dieser kann im Programm detailliert oder komprimiert als Schwerpunkt- oder Ausreißerpreisspiegel dargestellt werden. Auch hier bietet das Büro den Bauherren wiederum einen Überblick über die Kosten, um zu dokumentieren, ob die Werte im Bereich der Kostenberechnung liegen.

Soll-Ist-Vergleiche für mehr Transparenz
Nach fachlicher Prüfung der Angebote durch die Architekten und eventuelle Nachverhandlungen mit den Ausführenden werden die Verhandlungsergebnisse, eventuelle Abschläge sowie Skonti in california.pro eingegeben und der Vertrag festgeschrieben. Während der Ausführungsphase nutzen die Architekten regelmäßig die Möglichkeit der Erstellung von Soll-Ist-Vergleichen. „Ergeben sich bei Einzelpositionen kostenrelevante Verschiebungen, dokumentieren wir diese mittels Soll-Ist-Vergleich, damit die Auftraggeber den aktuellen Kostenstand und die Entwicklung vor Augen haben”, erläutert Rainer Straßgürtl. Auch vom Subunternehmer geltend gemachte, genehmigungspflichtige Nachträge macht der Architekt dem Auftraggeber über die Soll-Ist-Vergleiche transparent.

Bei Sanierungsobjekten sind Nachträge an der Tagesordnung. Nicht vorhersehbare Nachträge sind zwar für die Planer nicht honorarrelevant, müssen aber trotzdem angezeigt und nachgewiesen werden. Rainer Straßgürtl gibt die Nachträge mit einer entsprechenden Begründung im System ein, damit auch hier der Bauherr nicht den Überblick verliert. Dass er im Vorfeld mit dem ausführenden Unternehmen einen ortsüblichen Preis verhandelt, ist für den Architekten selbstverständlich

Oberfläche von california.pro
Oberfläche von california.pro: Prognose-LV
Oberfläche von california.pro
Oberfläche von california.pro: Nachtrags-LV

Abrechnung mit System
Auch die Rechnungsprüfung sowie die Erstellung und Buchung von Zahlungsanweisungen für Abschlagszahlungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen sowie die Erstellung von Gutschriften erfolgen bei KJS+ Architekten mit dem System california.pro. Mängelrügen, Mängelverfolgung, Überwachung von Sicherheitseinbehalten, Bankbürgschaften und Gewährleistungsfristen werden ebenso mit dem Programm gehandhabt.

Die revisionssichere Dokumentation aller Projektstadien, die ständige Transparenz der Kostenentwicklung – das Büro erstellt auch während der Ausführungsphase in regelmäßigen Abständen eine Dokumentation über die angefallenen Kosten, sofern dies vom Auftraggeber gewünscht ist – gibt sowohl den Planern als auch den Bauherren Sicherheit. Ein Eingreifen, sollte das Bauprojekt aus dem Ruder laufen, ist daher in jeder Leistungsphase rechtzeitig möglich. Besonders schätzt man bei KJS+ Architeken die Durchgängigkeit von california.pro und dass der Hersteller die Software immer den Anforderungen der Anwender entsprechend weiterentwickelt hat. Rainer Straßgürtl dazu: „Wir müssen uns nicht mit programmtechnischen Fragestellungen auseinandersetzen, sondern sind durch california.pro in der Lage, sehr effi zient zu arbeiten und können uns somit unseren eigentlichen Tätigkeiten widmen.“

Aussegnungshalle Buckenhof
Aussegnungshalle Buckenhof, Foto: Gerhard Hagen

KJS+ Architeken, www.kjs-architekten.de
Califonia.pro, www.gw-software.de

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