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Mit S-Control Projekte und Kosten im Griff

Mit einem funktionierenden Controlling lassen sich Projekte besser planen und auf Kurs halten. Schnelle und optimale Auswertung verspricht der Einsatz von Kobolds S-Control.

Erst kommt die Anforderungsliste, dann die Suche nach einer Softwarelösung: das Architekturbüro Berschneider + Berschneider Architekten BDA + Innenarchitekten BDIA wollte übersichtliche Angebote für den Auftraggeber, Rechnungen zeitnah auf Knopfdruck erstellen können und zu jedem Zeitpunkt wissen, ob sich ein Projekt rechnet oder nicht. Sonderleistungen sollten einfach dokumentierbar sein. Projektstundenübersichten und Kostenvergleiche für einzelne Projekte sollten sich ausdrucken lassen. Das waren die Kernanforderungen an eine Softwarelösung. Inzwischen kommen die Controlling-Lösung S-Control und die Honorarermittlungssoftware S-HOAI zum Einsatz, die zusammen alle gewünschten Anforderungen erfüllen.

Maybach Museum in Neumarkt
Maybach Museum in Neumarkt

Große Projekte benötigen Controlling
Die beiden geschäftsführenden Gesellschafter Gudrun und Johannes Berschneider sind sowohl Architekten als auch Innenarchitekten. Daher deckt das Büro beide Disziplinen ab. Geschäftshäuser, hochwertige Wohnhäuser, Gewerbebauten und Öffentliche Bauten wie zum Beispiel das Museum für historische Maybach-Fahrzeuge, das Museum Lothar Fischer, Schulen, Rathäuser etc. gehören genauso zum Leistungsspektrum des 40-köpfigen Teams wie die Innenarchitektur des Flughafenrestaurants Nürnberg, diverser Arztpraxen, Restaurants, Boutiquen oder Wohnhäuser.

In der Vergangenheit erfasste jeder Mitarbeiter seine Zeiten in Excel-Listen, die am Monatsende von der Controllerin zentral zusammengeführt wurden. Allein dies dauerte in der Regel drei Tage. Bis alle Auswertungen vorlagen, vergingen noch einmal einige Tage. „Die Honorarsumme war von der Zeiterfassung gänzlich abgekoppelt. Wir hatten während des Projektverlaufs keine exakte Übersicht, ob wirklich alle Zeiten erfasst waren und ob das Projekt im Rahmen lag oder nicht“, erläutert Diplom-Betriebswirtin Prün. Kurz vor einem Bauherren-Termin schnell eine tagesaktuelle Stundenauswertung auszudrucken war nicht möglich.

Am Jahresende muss die Controllerin aus verschiedenen Quellen Kennzahlen wie Umsatzrendite, Umsatzziele, Arbeitskostenquote, Anteil der Projektstunden, Gemeinkostenfaktor heraussuchen, um betriebswirtschaftliche Analysen erstellen zu können. Das war nicht zufriedenstellend gelöst. So entschloss man sich bereits 2009, eine professionelle Projekt- und Büro-Controlling-Software einzusetzen.

Büroanbau bei Berschneider + Berschneider
Büroanbau bei Berschneider + Berschneider

Nach einer Marktrecherche wurde Berschneider + Berschneider beim Wuppertaler Softwarehaus KOBOLD Management Systeme fündig und entschied sich für eine Netzwerklizenz des Programms S-Control zum Projekt- und Unternehmenscontrolling. Alle Prozesse, von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation, sind mit der Software-Lösung intuitiv zu bearbeiten.

Mit dem Honorarermittlungssystem SHOAI von KOBOLD verwaltet die Controllerin alle Honoraransätze, erstellt die Angebote sowie Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen während des Projekts. Beide Programme sind miteinander verbunden und die Benutzeroberflächen entsprechend angepasst. Das integrierte Regiecenter bietet eine schnelle, einfache und komfortable Eingabemöglichkeit aller projektrelevanten Daten wie Honorar, Projektstand, Fremdkosten etc. Einzelne Tätigkeiten lassen sich für die Zeit- und Kostenerfassung sperren, um Fehleingaben für noch nicht begonnene oder Eingaben für bereits abgerechnete Leistungsphasen zu verhindern. Auch sind alle Mitarbeiterdaten inklusive Gehältern und entsprechenden Stundensätzen hinterlegt.

Oberfläche Controlling-Software S-Control von Kobold
Oberfläche S-Control: Rechnungsvoreinstellungen
Oberfläche Controlling-Software S-Control von Kobold
Oberfläche S-Control: Mischhonorare
Oberfläche Controlling-Software S-Control von Kobold
Oberfläche S-Control: Beschreibung LPH

Kalkulatorische Stundensätze können aus Vergleichs-Projekten innerhalb eines festgelegten Zeitraums berechnet werden. Der Ist-Plan-Projektstand sowie der Honorarstand sind per Datum ersichtlich. Das Controlling kann damit Rechnungen mittels tagesgenauer Stichtagauswertungen auf Basis des Honorar- und Projektstandes erstellen.

Die Einführung der Software verläuft unkompliziert. Ab 2010 übernimmt das Architekturbüro die ersten laufenden Projekte in das System und legt neue Projekte direkt dort an. Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten, pflegt man zu diesem Zeitpunkt weit fortgeschrittene Projekte nicht mehr ein. Ab sofort sollen alle Mitarbeiter ihre Stunden nur noch drei Tage rückwirkend erfassen, damit aktuelle Auswertungen sowie eine zeitnahe Rechnungserstellung möglich sind. Silke Prün dazu: „Bei über 100 aktiven Projekten müssen die erfassten Zeiten aktuell sein. Ich kann dem Bauherrn nicht drei Monate später sagen, dass ich noch eine weitere Rechnung stellen muss, weil ein Kollege seine Stunden nicht eingetragen hatte.“

Oberfläche Controlling-Software S-Control von Kobold
Oberfläche S-Control: Gemeinkostenfaktor

Übersichtliche Auswertungen
Gleichzeitig hat man bei Berschneider + Berschneider wachstumsbedingte Strukturveränderungen im Unternehmen durchgeführt. Eine zweite Führungsebene und zusätzliche Projektleiter sind nun sowohl für die Budgetierung als auch für die Budgetüberwachung ihrer Projekte zuständig. Dazu können sie mit S-Control diverse Auswertungen erstellen. Die Projektstundenübersicht zeigt an, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden für welche Leistungsphase benötigt. Bei negativen Abweichungen vom Soll kann somit rechtzeitig gegengesteuert werden.

Der Vergleich von Soll- und Ist-Stunden informiert die Projektleiter, ob sie sich im vorgegebenen Budget befi nden und wie viele Reststunden übrig sind. Sind in einer Leistungsphase nicht alle budgetierten Stunden aufgebraucht, können diese in eine spätere Phase verschoben werden. Mittels Kostenvergleich ist ersichtlich, ob der aktuelle Projektstand der Summe der gestellten Rechnungen entspricht. Für das Controlling ist damit die Rechnungslegung schneller und einfacher geworden, denn man muss nur den aktuellen Bearbeitungsstand im Programm ablesen und kann dann die Rechnung generieren. So sind heute alle Rechnungen am dritten des Folgemonats verschickt. Das ist eine wesentliche Zeitersparnis, und für das Architekturbüro bedeutet die zeitnahe Rechnungsstellung eine Optimierung der Liquidität.

Oberfläche Controlling-Software S-Control von Kobold
Oberfläche S-Control: Auftragsbestand
Oberfläche Controlling-Software S-Control von Kobold
Oberfläche S-Control: S-HOAI-13

Zukünftig: Mitarbeitereinsatzplanung
Im Laufe des Jahres wird Berschneider + Berschneider auch die Mitarbeitereinsatzplanung in S-Control nutzen, um Mitarbeiter projekt- und tätigkeitsbezogen einzuplanen. Das Programm stellt dar, wie viele Stunden dem Projekt oder den Leistungsphasen auf Basis des vereinbarten Honorars zustehen und wie viele Stunden den einzelnen Mitarbeitern monatlich zur Verfügung stehen. Auch lassen sich aus der Einsatzplanung Steuerungskenngrößen schnell und übersichtlich ableiten. Dazu gehören etwa die Auslastung des Architekturbüros, der geleistete Stundenaufwand bezogen auf einzelne Leistungsphasen oder das gesamte Projekt,

vorhandene Pufferstunden oder freie Kapazitäten bei einzelnen Mitarbeitern. Die individuellen Dienstpläne zeigen auf, welchen Projekten und Leistungsphasen die Mitarbeiter zugeteilt sind und dokumentieren deren Wochen- respektive Monatsplanung. Auf Basis der Einsatzplanung kann jeder Mitarbeiter seinen individuellen Dienstplan einsehen und ausdrucken.

Vorteile und Nutzen
Da die Honoraransätze hinterlegt sind, weiß das Controlling heute ohne großen Verwaltungsaufwand aktuell, was wem in Rechnung gestellt wurde, ob ein Nachlass vereinbart ist oder eine Erstattung und sieht sofort, ob die Rechnungslegung zu dem momentanen Kostenstand passt. Am besten gefällt der Controllerin Prün der Bearbeitungsstand: „Ich kann nicht bei 100 Projekten überprüfen, ob der Projektleiter seine Eintragungen vorgenommen hat. Innerhalb einer halben Minute, und das, ohne x-mal klicken zu müssen, stellt mir S-Control den Bearbeitungsstand dar, und ich erkenne sofort die monatlichen Veränderungen.“

Netto-Plusenergie-Gebäude in Leonberg-Warmbronn
Netto-Plusenergie-Gebäude in Leonberg-Warmbronn

Büro: www.berschneider.com
S-Control von Kobold, www.kbld.de

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